Programma 4: Bestuur en organisatie

Naast de belangrijkste ontwikkelingen op het gebied van personeel en organisatie die we in dit onderdeel beschrijven, geven we in de paragraaf bedrijfsvoering, onderdeel personeel, een nadere uiteenzetting van hoe we ook continu bezig zijn met de ontwikkeling van onze medewerkers en de doelen die we daarbij nastreven.

Doelstellingen

• De organisatie moet in balans zijn met de uitdagingen waar de stad voor staat.
• Onze medewerkers worden beter in staat gesteld om hun werk voor de inwoners en gebruikers van de stad te doen.
• We streven naar een adequate personeelsbezetting (zowel kwantitatief of kwalitatief).
• We zijn een cultuurdiverse organisatie waarin iedereen welkom is en iedereen zich thuis voelt en tot zijn recht komt.

Wat gaan we ervoor doen?

In balans zijn met de uitdagingen waar de stad voor staat
De steeds complexere opgaven, veelzijdige ambities en de groei van onze stad vragen veel van onze stad en individuele medewerkers. In 2022 is een analyse van de organisatie gemaakt met de vraag of de organisatie nog wel in balans is met de uitdagingen waar de stad voor staat. Een belangrijke uitkomst van deze analyse is dat de organisatie moet meegroeien met de uitdagingen die er in de stad liggen. In 2023 is er circa 90 fte extra aan de formatie toegevoegd om aan deze uitdagingen het hoofd te bieden. En de verwachting is dat de organisatie de komende jaren, parallel aan de groei van de gemeente, nog verder moet doorgroeien.

Aan de hand van een achttal ontwerp- en inrichtingsprincipes is in 2023 de organisatieontwikkeling opgepakt. Dit zijn:

1. De organisatiestructuur en het sturingsconcept faciliteren het doelmatig en doeltreffend realiseren van de kerntaken, maatschappelijke opgaven en bestuurlijke ambities van Helmond.
2. Het sturingsconcept gaat uit van drie managementlagen: directie, afdelingsmanagers en teammanagers.
3. Richtlijn voor de span of attention van teammanagers is 20 tot 30 medewerkers.
4. Het organisatieontwerp stimuleert integraliteit en wendbaarheid in werken, geeft expliciet aandacht aan prioritaire opgaven en ambities en biedt duidelijkheid qua sturing en verantwoordelijkheden.
5. Beleid en uitvoering staan met elkaar in nauwe verbinding.
6. Sturing op bedrijfsvoering: integraliteit, visie, innovatie en ‘in control’.
7. Ambitie en realisme in de organisatie: kwalitatief en kwantitatief.
8. Gedeeld leiderschap: faciliteren leiders en eigenaarschap bij medewerkers.

Uit de analyse van de organisatie is een tiental ontwikkellijnen gedefinieerd:

Naar verwachting is in het vierde kwartaal van 2023 het grootste deel van de besluitvorming over deze ontwikkellijnen afgerond. De implementatie van de uitwerkingen wordt per lijn in 2024 afgerond.
Daarbij merken we op dat de ontwikkeling van de organisatie een continu en deels ook organisch proces is. Dus ook na afronding van deze tien ontwikkellijnen zullen nieuwe ontwikkelingen worden opgepakt zodat de organisatie vitaal blijft en in staat is om de ontwikkelingen in de stad en regio het hoofd te kunnen bieden.

Onze medewerkers worden beter in staat gesteld om hun werk voor de inwoners en gebruikers van de stad te doen
Aan het begin van het tweede kwartaal van 2024 nemen we het nieuwe Huis voor de Stad in gebruik. In het eerste kwartaal richt onze aandacht zich op een soepele ver- en inhuizing van onze medewerkers.
Met het Huis voor de Stad zorgen we voor een fijnere werkomgeving wat tevens belangrijk is voor het behoud en aantrekken van personeel. Uiteraard wordt ook integraal werken vergemakkelijkt als we meerdere locaties samenvoegen naar één. We moderniseren onze manier van werken door onder andere hybride werken structureel te implementeren en meer in te zetten op duurzaam reizen. En in samenhang hiermee geven ook we een impuls aan thuiswerken. Hiervoor wordt in 2024 een bedrag van € 240.000 onttrokken aan de reserve arbeidsvoorwaarden en wordt in 2024 bezien hoe thuiswerken ook structureel beter kan worden gefaciliteerd.

We streven naar een adequate personeelsbezetting (zowel kwantitatief of kwalitatief)
Door de structurele inzet van strategische personeelsplanning hebben we een goed beeld van toekomstige personeelsbehoeften, zowel kwalitatief als kwantitatief.
Dit helpt ons bij het stimuleren en waarborgen van de kennis en de kwaliteiten van onze medewerkers. En tevens beperken we de uitstroom en bezetten we proactief sleutelposities. Hierdoor blijven we wendbaar om verandering aan te kunnen en doelstellingen te blijven realiseren.
De herijking op dit thema is in 2023 van start gegaan en wordt een structureel onderdeel van de afdelingsplannen vanaf 2024. In 2024 zullen we een aantal keuzes dat hieruit voortvloeit moeten maken en uitvoeren.

In 2024 versterken we de onafhankelijke positie van de Functionaris Gegevensbescherming.

Cultuurdiverse organisatie
Een inclusief werkklimaat draagt bij aan een betere dienstverlening aan de stad, daarnaast draagt het bij aan de missie van de gemeente Helmond. Om hier verder in te ontwikkelen, ronden we eind 2023 een onderzoek naar diversiteit en inclusie af. Ontwikkelmogelijkheden die hieruit voortkomen, implementeren we vanaf begin 2024.

Beleidsintensivering

Burgerberaad
De motie Burgerberaad is aangenomen, dit zal nog verder worden uitgewerkt met de gemeenteraad na het vaststellen van het nieuwe participatiebeleid.

Specificatie per hoofdproduct
In onderstaande tabel is voor dit thema een specificatie van de hoofdproducten opgenomen. (inclusief mutaties op de reserves)