Wat willen we bereiken?
Wat we willen bereiken is dat we een betrouwbare overheid zijn met een informatievoorziening die past bij en mee groeit met de organisatie én met onze stad. Informatie en data moeten beschikbaar en betrouwbaar zijn en worden beschermd en gebruikt op een veilige manier. Dat betekent ook dat we stevig moeten inzetten op transformatie naar een data gedreven organisatie, waarin we mede op basis van informatie en kennis besluiten nemen en keuzes maken.
Wat gaan we ervoor doen?
We zetten in 2024 de ingeslagen weg verder voort. In het kort, eerst de hoofdlijnen in hoofdstuk 1 van het ambitie-akkoord vanuit een digitale invalshoek;
- Ruimte bieden en onzekere tijden : Dit vraagt om mee kunnen bewegen met onzekerheid. Dus een wendbare organisatie die haar Informatievoorziening op orde heeft.
- De Kapstok Brede Welvaart: Het zijn veel factoren die samen bepalen hoe duurzaam Helmond zich ontwikkelt. Daarvoor zijn beschikbare en goede data, informatie en kennis van binnen en buiten de organisatie nodig. Op die manier is het goede maatschappelijk gesprek te voeren en zijn passende keuzes te maken.
- Verbinding met de samenleving: Dit is vertaald naar een betrouwbare overheid, het leveren van maatwerk en het samen doen. ‘Betrouwbaar’ betekent ook dat de gegevens beschikbaar, juist en veilig zijn en blijven. ‘Samen’ vraagt in de moderne tijd om een brede beschikbaarheid van (digitale) hulpmiddelen om (veilig) te kunnen samenwerken binnen en buiten de organisatie. Maatwerk vraagt om doelgerichte en efficiënte processen. Denk aan kortere doorlooptijden met meer kwaliteit in de dienstverlening zoals vereist in de Omgevingswet. We houden dan meer tijd en geld over om aandacht te kunnen geven aan ‘maatwerk’ (=inclusief) voor mensen die dat nodig hebben.
In 2023 hebben we gemerkt dat het besef dat digitalisering niet langer alleen de opdracht is van een IT-afdeling steeds verder toeneemt. Deze opdracht wordt meer beleefd als een gezamenlijke opdracht aan Raad, College en de totale gemeentelijke organisatie. In 2024 blijven wij dit verder stimuleren. We houden vast aan de drie aandachtsgebieden;
1. Voorbereiden op de digitale transformatie van de maatschappij
De komende jaren blijven we investeren om onze dienstverlening aan inwoners en bedrijven bij de tijd te houden. Het op het huidige niveau blijven, vraagt al veel energie en we moeten verder blijven groeien om de ontwikkelingen bij te houden.
Wat komt er op ons af; Tussen nu en 2026 zijn er nog ca. 13 wetten te verwachten die de digitale toekomst van de EU vormgeven. Wetten die gaan over Informatieveiligheid, digitale identiteit, kunstmatige intelligentie etc. In het factsheet over de digitale transformatie van Europe tot 2030 is een samenvatting opgenomen van wat er allemaal op ons afkomt. Dit heeft ook impact op gemeenten. We zullen daarom wendbaarder moeten worden. We werken aan snelle en eenvoudige informatiedeling en ondersteunen de digitale (besluitvormings-) processen.
In 2024 werken we ook verder aan de doorontwikkeling van de Kennisagenda Helmond . Ook voor een succesvolle uitvoering van de Omgevingswet en de Wet Open Overheid zijn dit belangrijke randvoorwaarden.
2. Mogelijk maken van digitaal samenwerken van en met de Raad, organisatie en ketenpartners
Het digitaal (samen)werken biedt steeds meer kansen. In het nieuwe Huis voor de stad gaan we samenwerken (ook digitaal) met elkaar en de partners in de stad. In 2023 hebben we geleerd dat dit voor niet iedereen al vanzelfsprekend is. In 2024 blijven we hier aandacht voor hebben en zorgen in ieder geval dat de technische voorziening werken en zo eenvoudig mogelijk te gebruiken zijn. In het eerste kwartaal zijn we druk met die faciliteiten te faciliteren en te laten werken. In kwartaal 2 en 3 vooral bezig met nazorg en begeleiding. We zullen dit samen met AOG en de collega’s van huisvesting aanpakken.
3. Verstevigen van de fundamenten van de digitale informatievoorziening
We gaan in 2024 verder met het vereenvoudigen van onze IT-voorzieningen. We doen dit door een aantal systemen, die voor de hele organisatie nodig zijn, in samenhang te brengen en aan te passen. We zijn ervan bewust dat de daarmee gemoeide investeringen niet altijd direct terug te zien zijn in verbeterde dienstverlening of efficiënter werken. Ze zijn wel nodig om “onder de motorkap” sneller te kunnen reageren op veranderende wetgeving, dienstverleningseisen en technologie.
In 2024 benutten we de mogelijkheden de Digitale Archief Ruimte (DAR) waar we in 2023 mee zijn gestart. We zullen daarmee in staat zijn om afscheid te nemen van een aantal oude ICT-systemen. Bijvoorbeeld met de invoering van de nieuwe applicatie voor de omgevingswet, kunnen we in 2024 afscheid nemen van 3 andere applicaties. We kunnen daardoor beter onze inwoners helpen. Alles staat immers bij elkaar. We zijn veiliger want de oude applicaties worden niet meer onderhouden door de leveranciers. We krijgen minder kosten omdat we de licenties niet meer betalen.
In het programma “Altijd verbonden” komen een aantal projecten samen die zorgen voor het vereenvoudigen en versterken van het fundament. Hierdoor wordt de samenhang versterkt. Dit programma werkt nauw samen met het projectteam van het Huis voor de Stad om daarin de voorzieningen en dienstverlening, die we willen bereiken, mogelijk te maken. In 2024 nemen we ook de digitale maatregelen nodig voor informatieveiligheid op in dit programma. We werken zo integraal aan onze betrouwbaarheid ook bij vernieuwingen.
Wat mag het kosten?
In 2023 is een slag gemaakt qua capaciteit, het doorvoeren van verbeteringen en digitale aansluiting van nieuwe wetgeving zoals de Omgevingswet.
Deze ontwikkelingen zetten we in 2024 door. Dit is ook nodig omdat doorontwikkeling langzaam verloopt: dit komt door inhoudelijke complexiteit in combinatie met een moeilijke arbeidsmarkt. De hoofdtaak de dienstverlening aan stad en organisatie te garanderen, is met de inrichting en verhuizingen naar de tijdelijke huisvestingen en volgend jaar naar het Huis voor de Stad, ingewikkelder geworden.
Het versterken van de basis op orde is een complex proces. Het is inhoudelijk op kennis uitdagend. Het werven (en behouden) van ICT-medewerkers vraagt veel tijd en aandacht. Net als het opleiden van medewerkers. We hebben een aantal ad-hoc prioriteiten die langdurig aandacht vragen, zoals de energiecrisis, opvang vluchtelingen en Huis voor de Stad. De dreiging van cybercriminaliteit waartegen we ons moeten blijven beschermen, is toegenomen. We zien ook dat de ontwikkelingen op het gebied van digitalisering razendsnel gaan. We hebben het dit jaar ervaren, met de doorbraak van kunstmatige intelligentie (ChatGPT) bij het grote publiek. Tegelijkertijd moeten we ook zorgen voor onze dagelijkse dienstverlening aan stad en organisatie. We zijn immers elke werkdag open en dienstbaar aan de stad en dat wordt altijd ondersteund met digitale technologie.
De totale kosten bedragen € 11,6 miljoen.